Digitální značení místností zaručuje přehlednost a efektivitu

Měnící se kultura konferencí a schůzek, kdy se schůzky svolávají spontánněji a častěji se mění jejich termíny, vyžaduje flexibilní a bezpečné systémy rezervace místností. Digitální nápisy integrované do elektronického systému označování místností jsou efektivním řešením. Cílem je nahradit papírové cedule nebo nepružné označení konferenčních center, kanceláří, zasedacích místností či vyšetřoven digitálními displeji. Pomocí elektronických štítků na regálech lze realizovat digitální správu místností  ̶ známou pod obecným označením digital signage. Displeje s e-papírem umožňují plně grafické znázornění obsazenosti místností, takže lze kdykoli aktualizovat a spravovat seminární a konferenční místnosti nebo pokoje pro pacienty.

Elektronické značení místností především snižuje pracovní zátěž administrativy, protože personál může snadno a rychle sám zaznamenávat značení místností. Zaměstnanci správy objektu již nemusí tisknout papírové cedule, protože obsah displejů lze ovládat centrálně a automaticky, a to dokonce i individuálně prostřednictvím vlastních záznamů v kalendáři, a jediným kliknutím. Digitální značení místností tak poskytuje nejen přehledné informace pro zákazníky, zaměstnance i návštěvníky, ale umožňuje také flexibilní a rychlé rezervační procesy. Díky integraci do již používaných kalendářních a rezervačních systémů, řešení rozhraní nebo softwaru, jako je Microsoft Exchange, lze digitální cedule snadno propojit do sítě. Digitální nápisy mohou celkově optimalizovat správu prostoru.

Ať už v podnikání, na univerzitách nebo v jiných veřejných institucích: digitální správa místností v reálném čase pomáhá spravovat vlastní prostory. Zasedací místnosti a kanceláře pro jour fixe, konferenční místnosti pro jednání nebo kongresové sály již není nutné rezervovat ručně v těžkopádných procesech rezervace místností. Vyhnete se tak vysokým administrativním nákladům, nevyužitým zasedacím místnostem, nebo dokonce vícenásobným rezervacím.

Flexibilní a přehledná správa místností je nezbytná nejen pro tradiční pracovní prostředí, jako jsou zasedací místnosti, kanceláře, konferenční místnosti, přednáškové sály nebo skupinové pracovny, ale také pro moderní modely pracovišť, jako jsou coworkingové prostory nebo sdílení stolů. Zejména tato inovativní pracovní prostředí vyžadují cílené a nekomplikované řešení správy prostor a kanceláří. Inteligentní systém rezervace prostor od společnosti ROOMZ proto pracuje se senzory, které detekují volná pracovní místa, mapují je a přehledně zobrazují. Pracovníci tak mohou být rychle přiřazeni do odpovídajících kancelářských prostor. Na displeji ROOMZ se pak zobrazí obsazenost jednotlivých místností nebo pracovišť. Pokud je schůzka zrušena v krátkém čase, lze ji zrušit buď centrálně, nebo přímo na digitálním displeji. Inteligentní senzory navíc zjišťují, zda jsou pokoje rezervovány, ale nejsou využívány. Systém pro rezervaci místností tyto takzvané „schůzky duchů“ zaregistruje a automaticky uvolní nesprávně rezervované místnosti.

Systémy pro rezervaci pokojů jsou dokonalým doplňkem v kancelářském prostředí, v hotelech nebo na akcích, konferencích či setkáních. Každá místnost má jinou oblast využití, a proto ji lze zařadit do kategorie zasedací místnost, konferenční místnost, čekárna apod. Pomocí rezervačního systému lze pokoje snadno a pohodlně spravovat. Zohledňuje se plocha využití, počet účastníků, funkce a vybavení příslušné místnosti.

Systémy pro rezervaci pokojů usnadňují jejich rezervaci: pokoje a místnosti lze rezervovat, zamluvit, zrušit a zařadit do kategorií online. Rezervace místnosti je prostřednictvím systému flexibilní a jednoduchá, a lze ji tak optimálně začlenit do pracovního procesu.